Vad behöver svenska företag tänka på när de anställer sin första medarbetare i Tyskland?
Många svenska företag börjar sin etablering på den tyska marknaden med de första kunderna,
samarbetspartners eller enskilda projekt. När verksamheten växer uppstår ofta nästa viktiga fråga:
När och hur bör vi anställa vår första medarbetare i Tyskland?
Att anställa en medarbetare i Tyskland skiljer sig på flera sätt från den svenska modellen.
Förutom att välja rätt anställningsstruktur behöver företaget ta hänsyn till tysk arbetsrätt, skatteregler,
socialförsäkring och administrativa krav.
Den här guiden ger en översikt över de viktigaste stegen, berörda myndigheter och praktiska frågor
som svenska företag bör känna till.
1. Välj rätt struktur för anställningen
Det första steget är att bestämma genom vilken struktur medarbetaren ska anställas i Tyskland.
Detta beslut påverkar bland annat:
- skatter
- socialförsäkring
- lönehantering
- administrativa skyldigheter
Anställning genom ett tyskt bolag
Många internationella företag väljer att etablera ett tyskt dotterbolag och anställa medarbetare genom detta bolag.
Denna lösning passar särskilt när:
- företaget planerar en långsiktig etablering i Tyskland
- flera medarbetare ska anställas
- en lokal organisation ska byggas upp
Det innebär bland annat krav inom områden som:
- bolagsbildning
- skatteregistrering
- lönehantering
- socialförsäkring
Berörda parter kan vara:
- Tysk notarius
- Handelsregister
- Finanzamt (skattemyndigheten)
- skatterådgivare
Direkt anställning genom det svenska moderbolaget
Under vissa förutsättningar kan en medarbetare även anställas direkt av det svenska moderbolaget.
Då behöver företaget ta hänsyn till tyska regler, framför allt:
- tysk arbetsrätt
- socialförsäkringsskyldigheter
- skatteregler
- eventuell risk för fast driftställe i Tyskland
Det är viktigt att tidigt kontrollera om medarbetarens verksamhet kan medföra skattemässiga
skyldigheter eller etablering av ett fast driftställe i Tyskland.
En tidig genomgång av strukturen minskar risken för framtida justeringar.
2. Anställningsavtal och arbetsrättsliga grunder
Anställningsavtal i Tyskland skiljer sig på vissa punkter från svenska anställningsavtal.
Ett tyskt anställningsavtal innehåller normalt regler om:
- tjänstens innehåll och ansvar
- arbetsplats och arbetstid
- lön och ersättning
- semester
- provanställning
- uppsägningstider
- dataskydd
- tjänstepension och andra förmåner
För svenska företag är det viktigt att avtalet uppfyller de grundläggande kraven enligt tysk arbetsrätt.
Bra att veta:
Svenska medborgare kan som EU-medborgare normalt arbeta i Tyskland utan något särskilt arbetstillstånd.
3. Registrering hos myndigheter och socialförsäkring
När en medarbetare anställs i Tyskland uppstår flera arbetsgivaråtaganden.
Socialförsäkring
Anställda i Tyskland omfattas normalt av följande försäkringar:
- sjukförsäkring och vårdförsäkring
- pensionsförsäkring
- arbetslöshetsförsäkring
- olycksfallsförsäkring
Registreringen sker genom de ansvariga institutionerna och företagets lönehantering.
Viktiga kontaktpunkter:
Medarbetarens sjukförsäkringskassa (Krankenkasse)
Krankenkasse är den centrala kontakten för registrering i socialförsäkringssystemet och hantering av avgifter.
Deutsche Rentenversicherung
Ansvarar för den lagstadgade pensionsförsäkringen.
Berufsgenossenschaft
Berufsgenossenschaft är den lagstadgade olycksfallsförsäkringen för företag och anställda i Tyskland.
Löneskatt och Finanzamt
Arbetsgivaren ansvarar för att beräkna och betala in löneskatt för sina anställda till rätt Finanzamt.
Det omfattar bland annat:
- registrering av skatteuppgifter
- månatlig lönehantering
- rapportering och betalning av löneskatt
Ansvarig myndighet:
- Finanzamt
4. Övriga arbetsgivaråtaganden
Med anställning av en medarbetare i Tyskland följer ytterligare löpande skyldigheter.
Arbetstid och semester
Arbetsgivaren måste följa tyska regler kring:
- arbetstid
- viloperioder
- lagstadgad semester
Arbetsmiljö
Företaget ansvarar för att lagkraven kring arbetsmiljö följs.
Berörda parter:
- Berufsgenossenschaft
- arbetsmiljömyndigheter
Dataskydd
Hantering av personuppgifter för anställda omfattas av tyska och europeiska dataskyddsregler (GDPR).
5. Den första arbetsdagen
Innan medarbetaren börjar bör alla organisatoriska delar vara på plats.
Checklista:
✓ undertecknat anställningsavtal
✓ registrering i socialförsäkringen
✓ etablerad lönehantering
✓ arbetsplats och teknisk utrustning
✓ interna kontaktpersoner
✓ information om företagets processer
Särskilt vid den första anställningen i Tyskland är det viktigt att skapa en tydlig koppling mellan den tyska verksamheten och det svenska moderbolaget.
Sammanfattning
Att anställa den första medarbetaren i Tyskland är ett viktigt steg för svenska företag som vill växa på
den tyska marknaden.
En noggrann förberedelse av företagsstruktur, administrativa processer och arbetsgivaransvar skapar förutsättningar
för en lyckad etablering.
Genom att förstå de viktigaste stegen och involvera rätt experter och myndigheter i tid kan svenska företag
skapa en stabil grund för sin verksamhet i Tyskland.
Juridisk information och ansvarsfriskrivning
Informationen på denna sida är endast avsedd som generell information och vägledning.
Den utgör inte juridisk rådgivning, skatterådgivning eller arbets- och socialförsäkringsrättslig rådgivning
och kan inte ersätta individuell rådgivning från kvalificerade experter.
Trots noggrann kontroll lämnar Norr-Consult ingen garanti för att informationen är fullständig, aktuell eller korrekt.
För konkreta beslut och bindande bedömningar rekommenderar vi att kvalificerade rådgivare kontaktas.
Om Norr-Consult
Norr-Consult stödjer svenska och tyska företag vid en framgångsrik marknadsetablering på den andra marknaden
– från affärsutveckling och marknadsuppbyggnad till att bygga framgångsrika team.